Uma série de inovações estão transformando as experiências dos usuários no mercado da tecnologia. No ambiente corporativo, entre as iniciativas de negócio mais significativas na definição de investimentos em tecnologia da informação, em primeiro lugar está a necessidade de aumentar a produtividade nas empresas, cerca de 47%, segundo dados do International Data Corporation (IDC) 2023.

Para apoiar esse objetivo, a Microsoft lançou em novembro de 2023, a ferramenta de produtividade alimentada por inteligência artificial chamada Microsoft 365 Copilot. De acordo com Luiz Carlos Campelo, gerente de arquitetura e sucesso do cliente da Lanlink, trata-se de um assistente virtual inteligente desenvolvido em parceria com a OpenAI, que ajuda o usuário a realizar tarefas complexas no trabalho, usando linguagem natural e em tempo real, permitindo aos usuários aumentar sua criatividade, produtividade e habilidades. A ferramenta funciona junto com aplicativos populares do Microsoft 365, como Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, entre outros.

“Trata-se de um assistente inteligente seguro, confiável e adaptável às necessidades específicas de cada um. As empresas podem esperar um ganho enorme de produtividade para seus colaboradores que receberem o Copilot, especialmente para aqueles que participam de várias reuniões no Teams durante o dia, recebem muitos e-mails, ou que trabalham na criação/edição de muito conteúdo”, avalia Campelo.

Em estudo publicado pela Microsoft, conforme pesquisa realizada com os usuários que participaram dos testes fechados do Copilot, 70% informaram que foram mais produtivos, e 68% que melhorou a qualidade do trabalho. No geral, os usuários foram 29% mais rápidos em uma série de tarefas como pesquisar, escrever e resumir. Além disso, foram capazes de se atualizar sobre uma reunião perdida quase 4x mais rápido e 85% disseram que a ferramenta possibilitou chegar a um bom primeiro rascunho mais rápido.

Exemplos práticos do uso do Microsoft 365 Copilot:

Word – ajuda a criar, editar e melhorar documentos, usando linguagem natural. Pode gerar conteúdo relevante, como textos, tabelas, imagens e gráficos, com base em um prompt ou em um arquivo de referência. Além disso, é possível reescrever, resumir, formatar e revisar textos.

Excel – apoia na análise e visualização de dados com facilidade, gerando sugestões de fórmulas, gráficos e tabelas dinâmicas, além de destacar, filtrar e classificar os dados. Ele também pode responder a perguntas sobre os dados, como médias, tendências, correlações e previsões.

PowerPoint – o Copilot transforma a inspiração em apresentações impressionantes e profissionais, assim como pode criar novas apresentações a partir de tópicos, esboços ou arquivos existentes; sugere layouts, imagens, transições e animações. Também pode resumir, organizar e embelezar slides, além de fornecer dicas de narração e feedback.

OneNote – pode ajudar a turbinar as anotações e a entender, criar e recuperar informações; gerar conteúdo útil, como planos de eventos, ideias de apresentação, listas de tarefas e resumos; e conversar com o usuário para responder solicitações e notas exclusivas.

Outlook – contribui no melhor gerenciamento dos e-mails; pode gerar conteúdo relevante para um novo e-mail, revisar o tom, sugerir melhorias no texto, e também pode resumir o assunto de longas threads de e-mails, sem que o usuário precise ler todos para entender do que se trata.

Teams – o Copilot pode ajudar a ter reuniões mais eficazes, resumindo os principais pontos de discussão e sugerindo itens de ação, tudo em tempo real durante uma reunião. Também recapitula a reunião até o momento, lista itens de ação, sugere perguntas de acompanhamento, lista diferentes perspectivas por tópico, gera anotações da reunião e muito mais. Além disso, a ferramenta também pode acompanhar os chats, atualizando as conversas e examinando rapidamente os pontos principais, itens de ação e decisões.

Loop – ajuda a colaborar, co-criar e ficar em sincronia com a equipe, possibilitando a geração de conteúdo relevante, como esboços, planos, ideias e descrições, com base no prompt ou em um arquivo de referência.

*M365 Chat -* é possível aproveitar a inteligência entre aplicativos, simplificando o fluxo de trabalho em vários locais, encontrando informações em arquivos, reuniões, chats, e-mails, além da web e da própria empresa.

Nova era de produtividade

O gerente de Arquitetura e SC da Lanlink, Luiz Carlos Campelo, analisa que, com o Microsoft 365 Copilot, os profissionais ganham um aliado poderoso para o seu dia-a-dia, uma vez que, mesmo em sua primeira versão disponível ao público, o potencial de ganho de produtividade já é enorme, e a expectativa é que isso amplie ainda mais com as melhorias que a Microsoft deve fazer na ferramenta. “Esse é o início de uma nova era de produtividade, e as empresas que souberem utilizar bem esse tipo de ferramenta a seu favor terão uma vantagem enorme frente aos seus concorrentes”, diz.

Campelo destaca ainda que as empresas devem se preparar primeiro organizando seus dados, trabalhando forte na estruturação de camadas de proteção da informação, bem como de proteção da identidade dos seus usuários, para que o uso do Copilot ocorra de maneira segura e sem extrapolar os acessos que os usuários devem ter nas empresas. E uma vez que sigam para aquisição do Copilot, é importante que a empresa estruture um programa de adoção do assistente inteligente, focado não somente em capacitar seus colaboradores a utilizarem, mas em um acompanhamento contínuo.

Atualmente o Microsoft 365 Copilot está disponível apenas através da aquisição de uma licença específica voltada para as empresas que devem cumprir requisitos como: já possuir licença de Microsoft 365 E3 ou Microsoft 365 E5; compra mínima inicial é de 300 licenças do Microsoft 365 Copilot; disponível através do contrato Enterprise Agreement (específico para médias e grandes empresas).